Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Polarcomp Oy (Y-tunnus 0969733-4)
Halmetie 7, 98120 Kemijärvi
Tietosuoja-asiat: tietosuoja@polarcomp.fi

2. Mitä tietoja käsittelemme

• Sähköpostiosoitteet: lähettäjän ja allekirjoittajien osoitteet, jotka lähettäjä syöttää.
• Pankista vahvistettu nimi: saamme tunnistuspalvelusta allekirjoittajan virallisen nimen. Tunnistuspalvelu välittää myös henkilötunnuksen, mutta emme tallenna sitä emmekä tulosta sitä asiakirjaan.
• Asiakirja: ladattu PDF ja siitä muodostettu allekirjoitettu PDF allekirjoitustodistuksineen.
• Tapahtumaloki: allekirjoitusten aikaleimat, tunnistustapa ja IP-osoite. Ne tulostetaan allekirjoitustodistukseen todisteeksi allekirjoituksesta.
• Maksutiedot: maksun summa, ajankohta ja maksutapahtuman tunniste. Korttitiedot käsittelee yksinomaan Stripe, eivätkä ne tule meille.
• Tilastotiedot: mistä kanavasta (esim. hakukone tai linkki) saavuit ja mille sivulle. Tilastot kootaan päiväkohtaisiksi laskureiksi ilman henkilötietoja, evästeitä tai IP-osoitteita.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

• Allekirjoituspalvelun toteuttaminen, asiakirjojen ja kutsujen lähettäminen sekä allekirjoittajan tunnistaminen: sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 art. 1 b).
• Maksujen käsittely ja kirjanpito: lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c, kirjanpitolaki).
• Palvelun tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja nimettömät tilastot palvelun kehittämiseen: oikeutettu etu (6 art. 1 f).

Emme tee automaattisia päätöksiä emmekä profiloi käyttäjiä.

4. Säilytysajat

• Allekirjoitettu asiakirja, sähköpostiosoitteet, nimet ja tapahtumaloki poistetaan palvelimelta 24 tunnin kuluttua siitä, kun kaikki ovat allekirjoittaneet.
• Kesken jääneet asiakirjat poistetaan 7 päivän kuluttua luomisesta.
• Aitouden tarkistusta varten säilytämme pysyvästi asiakirjan tunnisteen, valmiin PDF:n SHA-256-tiivisteen ja allekirjoituksen ajankohdan. Tiivisteestä ei voi päätellä asiakirjan sisältöä eikä osapuolia.
• Maksutapahtumien tiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (6 vuotta tilikauden päättymisestä).
• Nimettömiä tilastoja (esim. kanava, sivu, allekirjoittajien määrä) säilytetään toistaiseksi.

Valmis asiakirja toimitetaan osapuolille sähköpostin liitteenä, joten sen säilyttäminen on poiston jälkeen osapuolten omalla vastuulla.

5. Henkilötietojen käsittelijät

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuunamme sopimuksen perusteella:

• Supabase (tietokanta, tiedostojen tallennus ja palvelinfunktiot), palvelimet EU:ssa (Frankfurt).
• Idura / Criipto A/S (Tanska), Traficomin valvoman luottamusverkoston (FTN) tunnistusvälittäjä: välittää pankki- ja mobiilivarmennetunnistautumisen.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlanti): maksujen käsittely.
• Resend (Yhdysvallat): sähköpostien lähetys.
• Cloudflare (Yhdysvallat): verkkosivujen jakelu ja suojaus; näkee kävijän IP-osoitteen teknisissä lokeissa.

Emme myy tietoja emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille suoramarkkinointiin.

6. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Osa käsittelijöistä (Resend, Stripe ja Cloudflare) voi käsitellä tietoja Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

7. Evästeet

Palvelu ei käytä seuranta- eikä mainosevästeitä, ja omat kävijätilastomme ovat evästeettömiä. Maksuvaiheessa maksunvälittäjä Stripe asettaa maksun turvallisuuden kannalta välttämättömiä evästeitä.

8. Tietoturva

Yhteydet ovat salattuja (HTTPS). Tietokannan käyttö on rajattu riviturvallisuussäännöillä (Row Level Security), ja asiakirjat ovat yksityisessä tallennustilassa, josta ne voi ladata vain lyhytaikaisella, allekirjoitetulla linkillä.

9. Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä jäljennös
• vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• siirtää itse toimittamasi tiedot järjestelmästä toiseen

Lähetä pyyntö osoitteeseen tietosuoja@polarcomp.fi. Koska tiedot poistetaan nopeasti, meillä ei yleensä ole sinusta tietoja enää muutaman päivän jälkeen.

Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).